Fassung 1.1, Stand 2026-09-05.
Anlage 1 — Leistungsbeschreibung
Fachlicher Funktionsumfang, Rollen und Grenzen der Leistung
Anlage 1 zu den AGB evonotex · Fassung 1.1 · Stand 2026-09-05
Diese Anlage 1 ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Überlassung der Software evonotex (nachfolgend „AGB") zwischen der Hesse & Hofmann Corporate Systems UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden. Sie beschreibt den fachlichen Funktionsumfang der Anwendung, die vorgesehenen Rollen sowie die Grenzen der geschuldeten Leistung.
Der technische Rahmen der Bereitstellung ergibt sich aus Anlage 2, die Vergütung aus Anlage 3, der Support aus Anlage 4. Begriffe, die bereits in § 2 der AGB definiert sind, werden hier mit derselben Bedeutung verwendet und nicht erneut definiert.
(1) Der Anbieter überlässt dem Kunden die Anwendung evonotex zur Dienst- und Personalplanung zur Nutzung über das Internet. Die Anwendung unterstützt den Kunden bei der Planung, Dokumentation und Auswertung des Personaleinsatzes in seinem Betrieb.
(2) evonotex ist eine Standardlösung. Der Funktionsumfang nach Ziffer 2 ist für alle Kunden identisch. Es bestehen keine Funktionsstufen, Pakete oder Module, die gesondert zu buchen wären; sämtliche in Ziffer 2 beschriebenen Funktionen sind in der Vergütung nach Anlage 3 enthalten.
(3) Der Kunde konfiguriert die Anwendung im Rahmen der von ihr vorgesehenen Einstellungen selbst, insbesondere durch das Anlegen von Standorten, Mitarbeitenden, Qualifikationen, Schichtvorlagen, Schichtbedarfen und Planungsregeln.
Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der nachfolgend beschriebenen Funktionsbereiche. Die konkrete Ausgestaltung der Benutzeroberfläche, die Bezeichnung einzelner Funktionen und deren technische Umsetzung stehen im Ermessen des Anbieters und können sich im Rahmen der Weiterentwicklung nach § 11 der AGB ändern.
| Funktionsbereich | Beschreibung |
|---|---|
| Stammdaten | Verwaltung von Mitarbeitenden, Standorten, Qualifikationen und Tätigkeitsrollen, Arbeitszeit- und Vertragsangaben sowie Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden. |
| Dienst- und Schichtplanung | Erstellung und Pflege von Dienstplänen je Standort und Zeitraum, Schichtvorlagen und Wochenvorlagen, Definition von Schichtbedarfen sowie Zuweisung von Mitarbeitenden zu Schichten. |
| Automatisierte Planung | Automatisierte Erstellung von Planvorschlägen anhand der vom Kunden hinterlegten Rahmenbedingungen, Bedarfe, Qualifikationen und Verfügbarkeiten unter Berücksichtigung einer gleichmäßigen Verteilung der Schichten. Die Planungsläufe werden protokolliert und sind nachvollziehbar. |
| Vertretung und Umplanung | Erkennen von Besetzungslücken bei Ausfällen, automatisierte Ermittlung geeigneter Vertretungen sowie Vorschläge zur Umplanung des betroffenen Zeitraums. |
| Schichttausch | Anfrage, Freigabe und Dokumentation des Tauschs von Schichten zwischen Mitarbeitenden nach den vom Kunden eingestellten Regeln. |
| Zeiterfassung | Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, Abgleich mit dem geplanten Einsatz sowie Hinweise auf auffällige Zeitbuchungen. |
| Abwesenheiten und Urlaub | Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von Abwesenheiten einschließlich Urlaub und krankheitsbedingter Abwesenheit sowie Berücksichtigung der Abwesenheiten in der Planung. |
| Lohnvorbereitung und Exporte | Aufbereitung der erfassten Zeiten für die Entgeltabrechnung einschließlich der Ermittlung von Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen sowie Export der aufbereiteten Daten in einem von der Anwendung unterstützten Format. Ziffer 4 Absatz 4 ist zu beachten. |
| Hinweise zum Arbeitszeitrecht | Hinweise auf mögliche Abweichungen von arbeitszeitrechtlichen Vorgaben, insbesondere zu Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Ziffer 4 Absatz 2 ist zu beachten. |
| Auswertungen | Auswertungen zu Planung, erfassten Zeiten, Abwesenheiten und Besetzung. |
| Anwendung für Mitarbeitende | Zugriff der Mitarbeitenden auf den eigenen Dienstplan, die eigenen Zeiten und Abwesenheiten sowie auf Schichttausch- und Vertretungsanfragen über ein mobiles Endgerät. |
| Benachrichtigungen | Benachrichtigung der Nutzer über Planänderungen, Anfragen und Genehmigungen innerhalb der Anwendung sowie wahlweise per E-Mail oder als Push-Nachricht auf ein mobiles Endgerät. Die Wahl des Kanals obliegt dem Anbieter; ein Anspruch auf einen bestimmten Kanal besteht nicht. |
| Support in der Anwendung | Erfassung und Verfolgung von Supportmeldungen unmittelbar in der Anwendung nach Maßgabe der Anlage 4. |
| Zugang für Steuerberater | Lesender Zugriff eines vom Kunden benannten Steuerberaters auf Auswertungen, Berichte und Exporte der Firma des Kunden. § 6 Absatz 4 der AGB ist zu beachten. |
(1) Jeder Zugang ist genau einer Rolle zugeordnet. Die Rolle bestimmt den Funktionsumfang des Zugangs. Die Zuweisung der Rollen nimmt der Kunde selbst vor. Die Bemessung der Vergütung folgt hiervon getrennten Regeln; maßgeblich ist Anlage 3 Ziffer 4 Absatz 1.
| Rolle | Funktionsumfang | Vergütung |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Voller Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen der Firma einschließlich der Verwaltung von Zugängen, Rollen, Standorten und Abrechnungsdaten. | Der erste Zugang dieser Rolle ist entgeltfrei; jeder weitere ist entgeltpflichtig nach Anlage 3. |
| Manager | Planung und Steuerung des Personaleinsatzes für die ihm zugewiesenen Standorte einschließlich Genehmigung von Abwesenheiten, Schichttausch und Vertretungen. Kein Zugriff auf die Einstellungen der Firma. | entgeltpflichtig nach Anlage 3 |
| Mitarbeitende | Einsicht in den eigenen Dienstplan, Erfassung der eigenen Zeiten, Beantragung von Abwesenheiten sowie Teilnahme an Schichttausch und Vertretung. Kein Zugriff auf Daten anderer Mitarbeitender über die Planung hinaus. | entgeltpflichtig nach Anlage 3 je aktivem Mitarbeitenden-Datensatz, mit Mengenstaffel; ein Zugang ist hierfür nicht erforderlich |
| Steuerberater | Ausschließlich lesender Zugriff auf Auswertungen, Berichte und Exporte. Keine Änderung von Daten. | entgeltpflichtig nach Anlage 3 |
(2) Der Anbieter unterhält darüber hinaus anbieterseitige Rollen für die Plattformverwaltung und den Support. Diese Rollen werden ausschließlich von Mitarbeitenden des Anbieters genutzt, sind dem Kunden nicht zugeordnet und werden nicht abgerechnet. Umfang, Zweckbindung und Protokollierung der hiermit verbundenen Zugriffsmöglichkeiten auf Daten des Kunden ergeben sich aus Anlage 6.
(3) Eine Person, für die ein Mitarbeitenden-Datensatz geführt wird und die zugleich über einen Zugang mit einer weitergehenden Rolle verfügt, wird für die Abrechnung nur einmal gezählt. Die Zählregeln ergeben sich abschließend aus Anlage 3.
(1) Planungsergebnisse sind Vorschläge. Die von der Anwendung erzeugten Dienstpläne, Vertretungs- und Umplanungsvorschläge werden erst wirksam, wenn der Kunde sie freigibt. Die Entscheidung über den tatsächlichen Personaleinsatz trifft ausschließlich der Kunde.
(2) Hinweise zum Arbeitszeitrecht sind eine Unterstützungsfunktion. Sie beruhen auf den vom Kunden hinterlegten Angaben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie ersetzen weder die Prüfung im Einzelfall noch eine Rechtsberatung. Die Verantwortung für die Einhaltung arbeits-, tarif- und betriebsverfassungsrechtlicher Vorgaben verbleibt beim Kunden als Arbeitgeber.
(3) Kein Planungserfolg. Der Anbieter schuldet keinen bestimmten Planungserfolg, insbesondere keine lückenlose Besetzung aller Schichten, keine bestimmte Verteilungsgüte und keine bestimmte Zeitersparnis. Angaben zu erreichbaren Einsparungen sind unverbindliche Erfahrungswerte.
(4) Keine Entgeltabrechnung. Die Anwendung bereitet Daten für die Entgeltabrechnung auf. Sie ist kein System zur Entgeltabrechnung und ersetzt weder ein solches System noch die Prüfung der aufbereiteten Daten durch den Kunden oder dessen Steuerberater. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Entgeltabrechnung sowie für die Ermittlung und Anwendung der zutreffenden tariflichen und gesetzlichen Zuschläge verbleibt beim Kunden.
(5) Keine Zusage zur Erfüllung von Aufzeichnungspflichten. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich zu prüfen, ob die von der Anwendung erzeugten Aufzeichnungen den ihn treffenden gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten genügen, insbesondere nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. § 15 der AGB ist zu beachten.
(6) Keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Der Anbieter schuldet keine fachliche Beratung in Rechts-, Steuer-, Datenschutz-, Arbeits-, Tarif-, Betriebsverfassungs- oder Compliance-Fragen. Der Kunde bleibt für die rechtliche Zulässigkeit des Einsatzes der Anwendung in seinem Unternehmen selbst verantwortlich.
(1) Die folgenden Leistungen sind nicht im Funktionsumfang nach Ziffer 2 enthalten. Der Anbieter erbringt sie ausschließlich nach gesonderter Beauftragung in Textform und gegen gesonderte Vergütung nach Anlage 3:
Analyse, Aufbereitung und Übernahme von Daten aus Altsystemen des Kunden,
technische Anbindung von Systemen Dritter, insbesondere von Systemen zur Entgeltabrechnung oder Zeiterfassung,
Schulungen, Fach-Workshops und Vor-Ort-Einsätze,
kundenindividuelle Auswertungen und Exporte, die über die in der Anwendung verfügbaren Funktionen hinausgehen,
erweiterte Service Levels, insbesondere Erreichbarkeit außerhalb der Servicezeiten nach Anlage 4.
(2) Vollständig ausgeschlossen sind die in § 5 Absatz 5 der AGB genannten Leistungen. Sie können auch nicht gesondert beauftragt werden.
Der Anbieter entwickelt die Anwendung fortlaufend weiter und kann den Funktionsumfang nach Maßgabe von § 11 der AGB ändern. Diese Anlage liegt in der nachfolgend angegebenen Fassung vor.
| Fassung | Stand | Anmerkung |
|---|---|---|
| 1.0 | September 2026 | Erstfassung für evonotex. Ersetzt die Anlage A des Rahmenvertrags zur Software-Erstellung, Hosting und Wartung einer individualisierten Webanwendung, soweit diese den fachlichen Leistungsumfang betraf. |
| 1.1 | 2026-09-05 | Benachrichtigungskanal und Vergütungsbemessung der Rolle Mitarbeitende präzisiert. Kein Funktionsbereich hinzugefügt oder entfernt. |
| Stelle | Änderung | Warum |
|---|---|---|
| Ziffer 2, Zeile „Benachrichtigungen" | „innerhalb der Anwendung und per E-Mail" → „innerhalb der Anwendung sowie wahlweise per E-Mail oder als Push-Nachricht"; Kanalwahl beim Anbieter | Die Anwendung benachrichtigt in der Anwendung und per Push-Nachricht auf mobile Endgeräte. Push ist für Schichtarbeit das wirksamere Mittel und war in Fassung 1.0 gar nicht erwähnt, während E-Mail als geschuldet beschrieben war. Der Text beschreibt jetzt, was die Anwendung leistet |
| Ziffer 3, Rollentabelle, Zeile „Mitarbeitende" | Vergütungsspalte: „je aktivem Mitarbeitenden-Datensatz … ein Zugang ist hierfür nicht erforderlich" | Folgeänderung zur Zählbasis (Anlage 3 Ziffer 4 Abs. 1). Steht bewusst in der Rollentabelle, weil dort gelesen wird, was eine Rolle kostet |
| Ziffer 3 Abs. 1 | Satz ergänzt: Bemessung der Vergütung folgt getrennten Regeln, maßgeblich Anlage 3 Ziffer 4 Abs. 1 | Ohne diesen Hinweis liest sich „jeder Zugang ist genau einer Rolle zugeordnet" wie eine Abrechnungsregel. Sie ist eine Berechtigungsregel |
| Ziffer 3 Abs. 3 | „Ein Mitarbeitender des Kunden" → „Eine Person, für die ein Mitarbeitenden-Datensatz geführt wird" | Folgeänderung. Inhaltlich unverändert |
Nicht geändert: sämtliche Funktionsbereiche nach Ziffer 2, die Rollen und ihr Funktionsumfang, die Grenzen der geschuldeten Leistung nach Ziffer 4 und die nicht enthaltenen Leistungen nach Ziffer 5.